QUESTIONS FRÉQUENTES
Les questions qu'on nous pose — et celles qu'on ne pose pas assez.
Quarante-neuf réponses courtes, sans rotation marketing. Quand une réponse est inconfortable, elle l'est écrite : c'est la règle de ce site. Quand un chiffre n'existe pas, nous le disons plutôt que d'en fabriquer un.
Le service, en bref
Qu'est-ce que Talk-Flow, exactement ?
Un agent téléphonique qui décroche vos appels 24 h/24, 7 j/7, qualifie l'appelant selon vos consignes, pose le rendez-vous dans votre agenda et vous envoie un résumé de chaque appel par SMS. Il gère le téléphone ; tout le reste reste à votre équipe.
L'agent remplace-t-il un secrétariat humain ?
Non. Il couvre le téléphone — décrochage, qualification, rendez-vous, résumé — pas le reste du travail administratif, et pas la relation humaine établie qu'une personne connaissant vos clients peut avoir. La page comparant une secrétaire à mi-temps l'écrit en détail, y compris les cas où embaucher reste la bonne décision.
Qui parle à l'appelant, au juste ?
Une voix automatisée qui se présente comme l'assistante de votre entreprise. La transparence fait partie des consignes de départ : si l'appelant demande s'il parle à une machine, l'agent le confirme. Un appelant n'est jamais trompé sur ce point.
Dans quelle langue l'agent parle-t-il ?
En français, tel qu'il se parle en Suisse romande. Les consignes, les tournures et les exceptions se règlent avec vous lors de la mise au point.
Comment l'agent connaît-il mon entreprise ?
Par ses consignes : qui vous êtes, ce que vous vendez ou soignez, vos règles de rendez-vous, vos définitions d'urgence, ce qu'il ne doit jamais dire. Les consignes se rédigent avec vous et se modifient ensuite autant que nécessaire.
Que fait l'agent quand il ne comprend pas une demande ?
Il le dit, il ne devine pas. Il prend les coordonnées de l'appelant, note la demande telle qu'il l'a comprise et vous la transmet dans le résumé — ou il transfère l'appel selon vos consignes. Un agent qui bluffe serait pire qu'un répondeur : c'est écrit dans ses règles.
Peut-il transférer une urgence ?
Oui, selon des critères fixés par écrit avec vous : quelles situations comptent comme urgentes, qui joindre, à quelles plages. Ce qui ne remplit pas les critères arrive en résumé et ne vous interrompt pas.
Fait-il des appels sortants ?
Le service est construit pour les appels entrants : décrocher, qualifier, poser le rendez-vous, confirmer par SMS. Ce que l'agent ne fait pas : démarcher, relancer des factures, ou passer des appels en votre nom sans que cela soit écrit dans vos consignes.
Prix et engagement
Combien coûte Talk-Flow ?
Trois offres, au forfait mensuel par agent : Essentiel à CHF 97.– (1 agent, 100 minutes incluses), Business à CHF 390.– (jusqu'à 3 agents, 600 minutes mutualisées), Croissance à CHF 690.– (agences revendeuses, 1'500 minutes mutualisées). Les prix sont publics et datés sur la page des tarifs, dépassement compris : CHF 0.45, 0.35 ou 0.30 la minute selon l'offre.
Y a-t-il des frais de mise en place ?
Il n'y en a plus : l'installation est comprise sur Business et Croissance, et Essentiel se met en route par vous-même avec le guide pas à pas. Ce qui se facture en plus est écrit sur la page des tarifs : la minute de dépassement, votre numéro chez votre opérateur (~CHF 5.– à 15.–/mois), le connecteur CRM externe dès CHF 650.– (une fois), l'agent supplémentaire au tarif dégressif communiqué lors de l'installation.
Que se passe-t-il si je dépasse les minutes incluses ?
La minute de dépassement se paie au tarif affiché de l'offre : CHF 0.45 (Essentiel), CHF 0.35 (Business), CHF 0.30 (Croissance). Le montant figure dans les réglages et sur la facture, sans tarif surprise.
Y a-t-il un engagement de durée ?
Non : le service est sans engagement de durée, et la résiliation se demande par écrit pour la fin du mois en cours. Les conditions complètes sont dans les CGV — et c'est aussi l'un des dix critères de choix que nous conseillons de poser à tout fournisseur, nous compris.
Comment résilier, et que deviennent mes données ?
La résiliation se demande par écrit pour la fin du mois en cours. À la fin du service, vos consignes et vos réglages vous sont remis pour pouvoir les réutiliser où vous voudrez, et les données vivantes suivent les règles de suppression décrites sur la page Sécurité des données.
Pourquoi un forfait plutôt qu'une facturation à l'appel ?
Pour que le budget soit écrit avant le premier appel. À l'appel, un mois calme et un mois chargé donnent deux factures différentes ; au forfait, le montant ne dépend pas de votre succès. Le comparatif du télésecrétariat chiffre les deux modèles.
Existe-t-il une garantie ?
Oui, quand nous installons (offres Business et Croissance) : agent opérationnel en 10 jours ouvrés, ou le premier mois est offert. Sur Essentiel, mise en route à votre rythme, guide pas à pas fourni. Et avant toute chose, il y a le premier appel de test sous 72 heures : vous composez votre propre numéro, vous écoutez, vous jugez.
Y a-t-il des frais cachés à prévoir ?
Les postes sont tous écrits sur la page des tarifs : prix par agent, minute de dépassement, numéro chez votre opérateur (~CHF 5.– à 15.–/mois), connecteur CRM externe dès CHF 650.–, agent supplémentaire au tarif dégressif communiqué lors de l'installation, partenariat Loomy CRM sur consultation. Si votre situation appelle un travail particulier — parcours d'appel sur mesure —, le chiffrage est demandé avant, pas après.
Puis-je essayer sans payer ?
Le premier appel de test sous 72 heures ne coûte rien et n'engage à rien : vous appelez votre propre numéro et vous écoutez l'agent décrocher. La démo fonctionne pareil — vous laissez votre numéro, l'agent vous rappelle.
Données, enregistrements, conformité
Où sont hébergées les données ?
En Suisse, dans le canton de Vaud. Les données ne quittent pas la Suisse pour être traitées, et l'emplacement d'hébergement fait partie des informations contractuelles — pas d'une promesse de brochure.
Qui peut écouter les enregistrements d'appels ?
Les seules personnes habilitées au traitement de votre compte, dans la limite de ce qui est nécessaire. Les enregistrements servent au réglage de l'agent : sans écoute, pas d'amélioration des tournures et des exceptions.
Combien de temps sont conservés les enregistrements ?
Chaque catégorie de données a une durée de vie écrite : les enregistrements pour la durée de réglage convenue, les coordonnées d'appelants le temps du traitement, les résumés le temps de l'abonnement. Passées ces durées, la suppression est automatique.
Peut-on ne pas enregistrer le son du tout ?
Oui : l'option « résumés seulement, sans conservation du son » se règle au contrat. C'est le choix de plusieurs clients prudents, et nous le conseillons quand le réglage est stabilisé.
Comment faire supprimer des données ?
Par e-mail, sans justification. La suppression est confirmée par écrit sous un jour ouvré. La procédure complète est sur la page Sécurité des données.
L'appelant sait-il qu'il parle à un agent automatisé ?
L'agent se présente comme l'assistante de votre entreprise, et il confirme sans détour s'il est questionné sur sa nature automatisée. La transparence n'est pas une option de réglage : c'est la règle.
Et le consentement à l'enregistrement ?
L'appel en est informé selon la consigne réglée au départ, et les personnes qui refusent ce traitement sont notées et transmises sans conservation. La prudence l'emporte toujours sur la donnée — c'est écrit sur la page Sécurité des données.
Êtes-vous conforme à la DSG et au RGPD ?
Le dispositif est construit pour : hébergement suisse, durées de conservation écrites, suppression sur demande, transparence sur l'automatisation. La page Sécurité des données et la déclaration de traitement des données détaillent l'ensemble — et le texte de ces pages est à valider par votre conseil juridique pour votre situation propre.
Mise en service
Combien de temps avant que ça fonctionne ?
Le premier appel de test a lieu sous 72 heures : vous composez votre propre numéro, l'agent décroche. La mise au point des consignes suit, avec un engagement écrit quand nous installons (offres Business et Croissance) : agent opérationnel en 10 jours ouvrés, ou le premier mois est offert. Sur Essentiel, la mise en route suit votre rythme, guide pas à pas fourni.
Que faut-vous fournir pour démarrer ?
Vos consignes — ce que l'agent doit dire, demander, refuser — et le choix du numéro : votre ligne existante par renvoi, ou un numéro que vous prenez chez votre opérateur (~CHF 5.– à 15.–/mois), nous vous guidons. Rien d'autre : sur Business et Croissance, nous installons tout pour vous ; sur Essentiel, vous suivez le guide pas à pas.
Faut-il changer de numéro de téléphone ?
Non. Soit l'agent répond sur un numéro dédié que vous communiquez à votre façon, soit votre ligne actuelle lui est renvoyée quand vous êtes occupé. Vos appelants composent le même numéro qu'avant.
L'agent se connecte-t-il à mon agenda et à mon CRM ?
La synchronisation d'agenda fait partie de l'offre Business ; les intégrations CRM, numéros multiples et parcours sur mesure font partie de l'offre Croissance. Si votre outil n'est pas couvert, la réponse sera écrite avant la commande — pas après.
Puis-je modifier les consignes après la mise en service ?
Oui, et c'est prévu pour : les consignes vivent avec votre activité — nouvelles prestations, nouvelles règles d'urgence, tournures à corriger après lecture des résumés. La modification fait partie du service, pas d'un avenant.
Comment se passe la mise au point, concrètement ?
Vous écoutez les premiers appels de test, vous lisez les premiers résumés, et vous corrigez : une tournure, une règle de rendez-vous, une définition d'urgence. C'est le même travail qu'avec une nouvelle collaboratrice — sauf que la mise au point se fait par écrit et reste écrite.
Puis-je définir les plages où l'agent décroche ?
Oui : les heures d'ouverture font partie des consignes. Beaucoup de clients font l'inverse — l'agent couvre justement les soirées, les nuits, les week-ends et les débordements, et l'équipe reprend la journée.
Fiabilité et limites — les questions inconfortables
L'agent peut-il dire des bêtises à un appelant ?
Comme toute personne qui improvise, il peut se tromper. Les garde-fous : des consignes précises sur ce qu'il peut affirmer, une interdiction de promettre ce qui n'est pas écrit, et le transfert ou la prise de message dès qu'une demande sort du cadre. Vous lisez chaque résumé — une erreur se voit et se corrige, elle ne s'accumule pas dans le flou.
Et s'il promet un prix ou un délai incorrect ?
Les consignes de départ lui interdisent de donner un prix ferme ou de s'engager sur un délai d'intervention : ces réponses-là viennent de vous, après le résumé. C'est une limite fonctionnelle, assumée — la démo l'écrit aussi.
Les appelants acceptent-ils de parler à une voix automatisée ?
Pas tous, et ce serait faux de le nier. Certains raccrochent, certains demandent une personne, et la transparence n'y change pas tout. Ce que nous promettons : chaque appel est décroché et traité, et le résumé vous montre ce qui s'est passé — y compris les appels qui se sont mal passés.
Combien d'appels peut-il traiter en même temps ?
La limite pratique dépend de votre offre et de la configuration : posez la question chiffrée lors du premier appel de test, et exigez la réponse par écrit. Ce qui est sûr : la contrainte n'est pas une personne par ligne comme dans un standard humain.
Que se passe-t-il en cas de panne ?
Aucune promesse de disponibilité chiffrée n'est publiée sur ce site, et nous préférons l'écrire plutôt que d'afficher un chiffre que personne n'a signé. Posez la question lors du premier appel : la réponse — et le sort de vos appels si le service s'interrompt — doit vous être donnée par écrit.
Que se passe-t-il si votre entreprise ferme ?
La question est légitime : Homely Solutions Sàrl est une jeune entreprise, et le risque existe. Deux éléments le bornent : l'engagement est sans durée, donc votre exposition se compte en semaines, et vos consignes vous sont remis — le travail de réglage reste réutilisable chez un autre fournisseur. Nous refusons de vendre un engagement de trois ans à quelqu'un qui prend ce risque.
Un appelant peut-il forcer l'agent à s'engager ?
Les appels absurdes ou pressés font partie du réglage : l'agent reste dans ses consignes, ne s'engage pas au-delà, et termine proprement l'appel s'il sort du cadre. Vous voyez ces appels dans les résumés, et vous resserrez les consignes si besoin.
Comment gère-t-il les appels indésirables et le spam ?
L'agent ne s'engage avec personne qu'il n'a pas qualifié, et le résumé vous montre l'appel reçu. Ce que nous ne promettons pas : un filtrage fin du démarchage automatisé — personne ne peut promettre zéro spam, et un chiffre affiché sans preuve serait un chiffre de brochure.
Au quotidien
Comment je reçois les résumés d'appels ?
Par SMS, après chaque appel : qualification, demande, créneau proposé le cas échéant. C'est la trace écrite de tout ce qui s'est passé quand vous n'avez pas décroché.
Comment l'agent gère-t-il un appelant mécontent ?
Selon vos consignes : il reste courtois, ne s'engage pas, note la plainte dans le résumé et transfère si la situation l'exige. Un client fâché est transmis à une personne — pas laissé à une machine qui n'a pas le droit de s'excuser à votre place.
Fonctionne-t-il la nuit et le week-end ?
Oui : décrochage 24 h/24, 7 j/7, 365 j/365, au même forfait. La nuit n'est pas une option facturée plus cher — c'est un des points qui distinguent le forfait d'une permanence humaine.
Le calculateur du site est-il fiable ?
Il calcule avec vos chiffres : vos appels par semaine, votre part sans réponse, votre panier moyen. Il ne prétend pas connaître votre taux de transformation et ne promet pas de chiffre d'affaires — il mesure ce que l'absence de réponse vous fait passer sous le nez.
Où puis-je entendre l'agent en situation réelle ?
Sur la page Écouter, qui publiera les premiers appels réels anonymisés dès les premières mises en service — avec les autorisations écrites qui vont avec. En attendant, le premier appel de test sous 72 heures est votre écoute : composez votre propre numéro.
Commencer
Que se passe-t-il pendant le premier appel de test ?
Vous composez votre propre numéro, l'agent décroche, se présente, qualifie et propose un créneau. Vous êtes à la place de votre appelant. L'appel a lieu sous 72 heures après commande, et il sert de base à la mise au point.
Par où commencer si je ne sais pas encore ?
Par le calcul : le calculateur donne votre montant mensuel en deux minutes, avec vos chiffres. Si le chiffre vous surprend, le défi 5 matins vous fait relever vos appels sans réponse en une semaine, dix minutes par matin, sans rien acheter.
Offrez-vous un programme pour les partenaires ?
Oui : apporteurs, revendeurs et intégrateurs, avec un simulateur de revenus public sur la page partenaires. La candidature se dépose en ligne, et la réponse se fait par une personne, pas par un formulaire automatique.
Comment vous joindre pour une question qui n'est pas ici ?
Par la démo — laissez votre numéro, l'agent vous rappelle et vous jugez sur pièce — ou par écrit à bonjour@talk-flow.ai. Les questions pointues méritent une réponse écrite : c'est notre format.
SANS ENGAGEMENT DE DURÉE — RÉSILIATION POUR LA FIN DU MOIS EN COURS — DONNÉES HÉBERGÉES EN SUISSE (CANTON DE VAUD)