VISITE · RÉGIE · BIEN · DOSSIER
Une annonce d'appartement en Suisse romande génère une vague : des dizaines d'appels en trois jours, toujours les mêmes questions — est-il toujours disponible, quand sont les visites, les charges, le standing, les écoles. C'est une bonne nouvelle pour le bailleur et une épreuve pour la régie : la ligne sonne en continu, les courtiers sont en visite ou en dossier, et chaque appel non décroché est un intéressé de moins — peut-être le bon, celui qui aurait signé. Le tri se fait alors sur un critère bête : qui a eu une réponse, et qui n'a pas eu de réponse.
Talk-Flow met un agent sur cette vague. Il répond à toute heure, il sait de quel bien parle l'appelant, il répond aux questions factuelles que vous lui donnez, il inscrit les candidats et pose les créneaux de visite. Les dossiers incomplets sont notés, les cas particuliers — commercial, sous-location, collocation — sont transmis au bon courtier avec le résumé de la conversation. La régie ne perd plus son temps à répéter quarante fois la même réponse ; elle le passe là où il rapporte : signer.
EXEMPLE DE CALCUL — CHIFFRES ILLUSTRATIFS
Appels par semaine
18
Appels sans réponse
12 %
Panier moyen
CHF 2400.–
Dossiers non traités — valeur perdue par mois —
Faire le calcul avec vos propres chiffresL'annonce part le matin. À midi, la ligne a sonné vingt fois. Les courtiers sont en visite l'après-midi : personne pour répondre. Les questions se répètent à l'identique — disponible, charges,Standing, école — et chacune attend une réponse de trente secondes qu'on ne peut pas donner quarante fois par jour sans que le reste s'arrête.
Les intéressés qui n'ont pas eu de réponse sont en train de visiter chez la concurrence. Ceux qui ont laissé un message attendent un rappel qui arrivera entre deux visites — peut-être. Le critère de sélection d'un locataire devrait être le dossier : il devient l'heure de l'appel. Ce n'est pas un choix, c'est un défaut de capacité téléphonique.
Les visites groupées se calent, les créneaux se chevauchent, une personne ne peut pas venir et veut une autre date. Chaque ajustement passe par un appel que personne ne peut prendre au moment où il arrive. Le bien est bon : il partira. Mais le temps courtier part en opératrice téléphonique au lieu de partir en signature.
Il sait de quel bien il s'agit — l'appelant donne une référence ou une adresse. Il répond aux questions factuelles que vous validez : disponibilité, charges, surface, standing, quartier, école. Quarante fois la même réponse, quarante fois nette.
Nom, coordonnées, situation, souhait d'entrée : chaque appel devient un dossier entrant dans votre file, avec le résumé de la conversation. Le tri se fait sur le dossier, plus sur l'heure de sonnerie.
L'agent connaît les créneaux de visite définis par le courtier. Il propose, il confirme par SMS, il réajuste. Le jour J, la liste des visiteurs est prête, avec les coordonnées de chacun.
Commercial, sous-location, collocation, bailleur qui appelle : l'agent identifie l'interlocuteur et transmet au bon dossier avec le résumé. Les questions hors cadre factuel attendent un humain — c'est vous qui fixez la limite.
| Option | Ce qui se passe | Le point de blocage |
|---|---|---|
| La boîte vocale | Les intéressés écoutent votre message, la plupart ne laisse rien, et le critère de tri devient l'heure de rappel. | Le dossier le plus rapide perd. |
| Un standard ou une assistante | Elle décroche, note, rappelle — quand elle n'est pas déjà au téléphone. La vague déborde le secrétariat dès la deuxième journée, comme toujours. | La capacité reste humaine. |
| Talk-Flow | L'agent absorbe la vague entière, répond aux questions factuelles, inscrit les candidats, pose les visites et transmet les cas particuliers au bon courtier. | La vague passe, le tri reste sur le dossier. |
Sur ce que vous lui donnez : la fiche du bien — disponibilité, loyer, charges, surface, standing, quartier, date de visite. Il répond factuellement, cent fois s'il le faut, avec la même justesse. Sur l'interprétation — « est-ce que le quartier convient aux enfants ? » — il ne s'aventure pas : il inscrit la personne et transmet la question au courtier.
Vous les réglez : l'agent distingue les types d'appels que vous définissez — intéressé, bailleur, locataire, prestataire — et traite chacun selon vos consignes. Un locataire qui signale une fuite est transmis en urgence selon vos règles ; une question de facturation est notée et transmise au service compétent.
Hébergement en Suisse, chez Infomaniak, canton de Vaud. Consentement à l'enregistrement annoncé, accès nominatif, durées de conservation configurables, liste noire opposable, suppression sur demande. La conformité LPD est documentée dans un mémo transmissible tel quel à vos mandants.
Deux délais, et nous les distinguons toujours. Votre premier appel de test a lieu sous 72 heures : vous appelez votre propre numéro et vous entendez l'agent répondre. Notre engagement contractuel porte sur le second délai, quand nous installons (offres Business et Croissance) : agent opérationnel en 10 jours ouvrés, ou le premier mois est offert. Sur Essentiel, mise en route à votre rythme, guide pas à pas fourni.
Agent opérationnel en 10 jours ouvrés, ou le premier mois est offert — quand nous installons (offres Business et Croissance).
SANS ENGAGEMENT DE DURÉE — RÉSILIATION POUR LA FIN DU MOIS EN COURS — DONNÉES HÉBERGÉES EN SUISSE (CANTON DE VAUD)